İş dünyasında, sunumlar eskiden tepegözler vasıtasıyla yapılırdı. Fotokopiler halinde hazırlanan sunumlar, tepegözler vasıtasıyla dinleyicilere anlatılırdı. Bol yazılı az grafikli ve çoğunlukla siyahbeyaz sunumlardı bunlar. Yıllar önce, microsoft’un oficce yazılımları ve powerpoint sayesinde sunum teknikleri de değişiklik göstermeye başladı.

Artık Powerpoint sayesinde, sunumlar daha renki, daha kolay hazırlanıyor ve daha rahat sunuluyor. İlk zamanlar bilgisayardan idare edilen sunumlar zamanla sunum kumandaları sayesinde rahatlıkla sunulmaya başlandı. Ama tüm bu gelişmelere rağmen sunum içeriklerinde oluşan bazı hatalar, sunumların hala renksiz geçmesine ve sıkıcı olmasına yol açabiliyor. Şimdi sunum hazırlarken nelere dikkat etmemiz gerektiğine göz atalım.

1- Sunumu sunacak kişinin, mutlaka sunumu kendisinin hazırlaması gerekiyor. Sakın asistanlarınıza hazırlattığınız sunumları insanlara anlatmaya çalışmayın. Bu durum, sunuma olan hakimiyetinizi azaltığı gibi, bazen sonraki sayfalarda gelecek şeyleri bilmediğiniz için, konuya erken girmenizi ve sunum geldiğinde de anlatacak şeyler tükendiği için, “daha önce buna değinmiştik” deyip o slaytı pas geçmenize yol açıyor. Dinleyicileriniz de bu durumda “Madem değinmiştik, o zaman ne demeye gösteriyorsun” diye düşünebilirler. İyi sunum yapmak için, o sunumu mutlaka sizin hazırlamış olmanız gerekiyor

2- Sunumunuzun hedefini belirleyin. Bu sunumu niye yapıyorsunuz ve bu sunumdan ne bekliyorsunuz. Özellikle hedef eksikliğinden dolayı, nereye varacağını bilemeyen çok sunumla karşılaştım, dinlediğim bazı konferanslarda. Ortaya karışık bir sunum yap gitsin mantığı pek işe yaramaz. Sunumunuzun bir hedefi olmalı.

3- Dinleyicilerinizin yapısını ve önyargılarını bilmeniz gerekiyor. Onlar hakkında öğrenebileceğiniz ne varsa öğrenmeye çalışın. Bu onları anlamanızı ve onlarla iletişim kurmanızı kolaylaştıracaktır. Dinlediğim yabancı guruların çoğunluğu sunumlarından önce, sonra veya sunumlarının içinde mutlaka, Kapalışarşının muhteşemliği, İstanbul boğazın güzelliği, Türk insanının sıcak kanlığı gibi aktüel konulardan bahsetmişlerdir. Bu durum, sunum yapan kişinin yabancılığını alır ve dinleyicileriyle yakınlaşmasını, onların önyargısını kırmasını sağlar. Yapılarını bilirseniz, onlarla empati kurabilirsiniz. Empati de iletişimin en önemli kuralıdır.

4- Dinleyicilerinizin beklentisini bilmeniz gerekiyor. Sizden ne bekliyorlar veya ne bilmek istiyorlar. Bunu bilmelisiniz, bunu bilmeden onlara ne anlatacağınızı bilemezsiniz.

5- Konuyu dinleyicilerinizin bakış açısına göre ele almalısınız. Gazete çalışanlarına yaptığınız bir sunumda geleneksel medyanın artık öldüğünü anlatmaya çalışırsanız kimse sizi dinlemeyecek, hatta salondan homurtular çıkacaktır. Ama bir internet haber portalı çalışanlarına bunu sunuğunuzda herkes can kulağıyla sizi dinleyecektir. Yani çoğu zaman dinleyicilerinizin tarafında yer alıyor olmanız gerekiyor. Çoğu guruyu zaten bizim bildiğimiz şeyi anlatarak, kafamızdaki fikirlerin doğru olduğuna bizi inandırdıkları için dinleriz. Bu yüzden, dinleyicilerin, “Demek ki doğru yoldaymışız” lafını yabancı bir gurunun konferansı sonrasında sıkça duymak olasıdır. Bakış açılarını bilemezseniz, sunumunuz yavan kalabilir.

6- Sunumunuzu, sunumun yapılacağı zamanın koşullarına, o sırada konu ile ilgili yükselen trendlere, yaşanan güncel olaylara ve sunumun yapılacağı yere göre biçimlendirin. Mesela bu günlerde web hakkında bir sunum hazırlıyorsanız, mutlaka sosyal networklerden ve facebook’tan bahsetmeniz gerekmektedir. Bir reklamcıysanız Andy Warhol’un o meşhur sözünü (Bir gün herkes 15 dakikalığına ünlü olacak) hatırlatıp Youtube ve türevlerinden bahsedebilirsiniz. Pazarlama ve web sunumlarında 4 sene önce Google, 3 sene önce bloglar, geçen sene Youtube bu sene ise Facebook olmaz ise olmaz konular arasında yer alıyor. Gündemden ve anlattığınız konular hakkındaki gelişmelerden haberdar olun ve sunumunuzu buna göre hazırlayın. Gündemden geride kalmışsanız kimse sizi dinlemeyecek ve sunumunuz boşa gidecektir.

7- Powerpoint’te sunum hazırlama konusunda kendinizi geliştirin. Sade, anlaşılabilir, sıkıcı olmayan sunumlar hazırlayın. Mesela Guy Kawasaki, 10-20-30 diye bir kural geliştirmiştir. Yani teknik olatarak özetlersek sayfa sayısı 10′u, sunum süresi 20 dakikayı geçmemelidir. Sunum içerisinde kullanılan harflerin boyutu 30pt’den küçük yani büyük olmamalıdır. Ben bu kuralı bazen esnetebiliyorum. Sunum 30 dakika olabilir ama daha fazlası değil. Sayfa sayısı da 20 olabilir diyorum ama yine de sayfa sayısı az olsun diye sayfaları çokça yazı ve meteryalle doldurmamalısınız. Sunumda çok birkaç yazı karakterini birden kullanmayın, tavsiye edilen tek yazı karakteridir ve en fazla 2 yazı karakteri kullanmalısınız. Sunumda çok fazla metin kullanmayın. Daha çok resim ve fotoğraf kullanın (ama powerpoint’in clipart’larını kullanmayın) Okunması kolay, Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma gibi karakterlerden birini kullanın. Çarpıcı ve kısa cümleler ise dinleyicilerinizin dikkatini açık tutacaktır. Ayrıca klasik powerpoint temaları yerine kendi oluşturduğunuz tema ve backgroundlar kullanının. Bunun için de biraz photoshop tarzı grafik programları kullanmayı öğrenin.

8- Ve en önemlisi, anlattığınız şeyi çok iyi bilin ve anlattığınız şeye önce siz inanın. İnanmadığınız bir şeye asla başkalarını inandıramazsınız. Mesela şirketiniz yeni projesi ile ilgili sizden bir sunum istiyorsa, mutlaka tüm ayrıntıları öğrenin ve tüm soruları önce siz sorun. Dinleyicilerinizin size yöneltiği bir soruyu cevaplayamazsanız veya kaçamak cevap verirseniz sunumunuz orada bitmiş demektir.

Tüm bunları sağladıysanız, artık sunumunuz, sunulmaya hazır demektir. Sunum aşaması ise hazırlık aşamasından daha önemli bir aşamadır. Onu da başka bir yazımızda ele alalım. Sunum hazırlamak, gerçekten önem verilmesi gereken bir konudur, siz hazırladığınız sunuma önem vermezseniz, dinleyicileriniz de size önem vermeyeceklerdir. Sunum hazırlığına önem verdiğinizde ise, onlar da sizin anlattıklarınıza önem vereceklerdir.

Teknoloji tek bir üründe daha çok özelliği barındırmaya başladıkça, bu teknolojik ürünleri kullanmak da zorlaşıyor. Sadece konuşmak için yapılan ilk cep telefonundan, resim, video çeken, televizyon izleyebildiğimiz, yüzyüze görüntülü konuşabildiğimiz, internete bağlanabildiğimiz, ofis dosyalarımızı açıp bakabildiğimiz bir cep telefonuna geçeli uzun zaman oluyor. Bu durum, bu teknoloji harikası telefonları kullanmayı zorlaştırıyor. Ama gelişen teknoloj ile birlikte yeni iş fırsatları ve iş kolları ortaya çıkıyor.

Bunlardan biriyle Springwise‘ın yeni bülteni sayesinde haberdar oldum. Şirketin ismi Mobil Mentor. Yeni Zellanda’lı şirket şu anda, Sony Ericsson, Nokia ve Motorolla başta olmak üzere büyük markalar için montörlük yapıyor. Eğer çok ileri teknoloji ürünü telefon kullanıyorsanız ve işten güçten bunu öğrenecek zamanınız da yoksa Mobil Mentorlar size bunu 1 saate öğretiyorlar. Bire bir veya grup eğitimlerine katılabilir hatta uzaktan telefonla da size yardımcı olabilirler. Siz zaman kazanmış ve son teknoloji ürünü telefonunuzun tüm özelliklerini hızlıca öğrenmiş oluyorsunuz. Tabi bunun için cebinizden biraz para çıkıyor ama siz de telefonunuzdan iyice verim almış oluyorsunuz.

Mobil Mentor’lük bir eğitim programı. Eğitime farklı bir bakış açısı getiriyor ve teknolojik gelişmelerle ortaya çıkan boşluğu iyi bir şekilde dolduruyor. Bu programı ülkemizdeki teknoloji mağazaları da kullanabilirler. Bu konuda gerçekten büyük bir açık var. İnsanlar aldıkları çoğu ürünü kullanmayı bilmiyor (Bunun eksikliğini teknoloji forumlarında gidermeye çalışıyorlar) ve özellikle ileri teknoloji kullanan, gelir durumu yüksek müşterilere bu hizmeti sunmak, şirkete katma değer katabilir. Hatta bunu promosyon olarak bile sunabilirler. Eğer 1500 ytl’lik bir ürün aldıysanız, 100 ytl daha verip o ürünün özelliklerini 1 satte öğrenmeyi de isteyebilirsiniz. Eğitim ve danışmanlık şirketleri teknolojiye biraz daha yaklaşmalılar diye düşünüyorum. Artık 3 aylık bilgisayar kurslarına insanların gidecek zamanı yok, bu da bire bir eğitimlerin ileride önem kazanacağını ve eğitim sürelerinin kısalacağını gösteriyor. Yeni iş fırsatlarını yakalamak için bazen, değişen dünyanın farkında olmak gerekiyor.

Uzun süredir bölüm bölüm okuduğum 10 inovasyon Emri‘nden bir başlık oldukça ilgimi çekti. Başlık, “Tersine akıl hocalığı” Bizde önemli bir söz vardır. “Ağaç yaşken eğilir” Yani insanlar gençken öğrenir ve yaşlanınca öğrenemez manasına geliyor bu söz. O zaman yaş(genç) ağaçtan bir şey öğrenemeyiz gibi bir önerme çıkıyor karşımıza.

Yaşça daha büyük olan, müdür, yönetici veya patron, genellikle genç çalışanlara tavsiyede bulunur. Yani akıl hocalığı yapar. Kitapta karşılaştığım “Tersine akıl hocalığı”nda ise durum tam tersi. Genç olan tavsiyelerde bulunuyor, patron onu dinliyor.

Danışman olmak için kaç yaşında olmak gerekiyor? Eskiden danışmanlar, bilmem ne şirketinden emekli olmuş, kırkını aşmış kişiler olurdu. Yani saç beyazlatmadan danışman olunmazdı. Ama şimdi durum değişti. Artık yaş ağaç değil, kuru ağacın da eğilmesi gerekiyor. Üstelik, üst yönetim, yeni kuşak müşteriyi anlamada, yeni kuşak çalışan kadar başarılı olamıyor. Böyle tersine akıl hocalığı başlıyor ve danışmanların yaşı küçülmeye başlıyor.

Perakende sektöründe 3 yıldır, pazarlama, insan kaynakları ve eğitim konusunda sorumluyum ve şu anda yaşım yirmi dokuz. Yani bunun için kırkımı beklemedim. Bence siz de beklemeyin. Sadece doğru zamanda, doğru yerde, doğru hamleyi, doğru şekilde yapmanız gerekiyor. Tabi bunun için biraz cesarete ve risk almaya ihtiyacınız var. İnanılmaz bir bilgi çağında yaşıyoruz, zaman çok hızlı akıyor ve gençler* artık daha çok şey biliyor.

Yani, kitapta da dendiği gibi “Bazen yöneticilerin ihtiyacı olan şey, genç nesilden bir akıl hocası olabilir.” O yüzden yöneticilerin veya patronların ellerindeki genç ve yaratıcı insan kaynağını gözden geçirmeleri gerekiyor. Ellerinde böyle bir kaynak varsa, onu daha da özgür bırakıp, gelişmesini sağlamalarında, böyle bir kaynak veya genç akıl hocaları yoksa, bir an önce onu arayıp bulmalarında fayda var. Genç çalışanların da, kendilerini geliştirmeleri ve bu fırsatı çok iyi kullanmaları, bence kariyerleri açısından hayati önem taşıyor. Bu demek değil ki, gençler her şeyi bilebilir. Onların bilmediği çoğu şeyi de patronları ve müdürleri bizzat yaşayarak biliyor. Gençler de kendilerinden daha tecrübeli patron ve müdürlerinden akıl almayı ve onlardan bir şeyler öğrenme fırsatını kaçırmamalılar.

Geçen günlerde, iki yıllık MYO’da okuyan bir pazarlama bölümü öğrencisi ile tanıştım. Tek dersi kalmış, okulu bitirmek üzereydi. Meslek yüksek okullarında 2 yıllık pazarlama olduğunu bilmiyordum. Söz pazarlamadan açıldı doğal olarak.

Okulu bitirdikten sonra iş bulamamaktan veya sokak sokak gezip birşeyler satmak zorunda kalmaktan korktuğunu söyledi. Pazarlamayı bu açıdan sevmiyormuş.

“Pazarlamada müşteri nerededir?” diye sordum.

“En sondadır” dedi. “Önemli olan ürün ve tasarım aşamasıdır” Oldukça şaşırdım.

“Beğendiğin pazarlama uzmanları veya bu konuyla ilgili çalışan bilim adamlarından seni etkileyen biri var mı?” dedim.

“Pek uzman falan tanımam. Yok” dedi.

“Kotler!” dedim.

“O da kim?” dedi. Bu sefer gerçekten şaşırmıştım.

“Philip Kotler!” dedim.

“Hayır tanımam.” dedi.

“Peki ne öğrendiniz” dedim.

“4p falan…” dedi.

“Zaten iş bulamayacağım. Galiba iki sene pazarlama öğrenmeye yetmiyor ” dedi.

Kime kızmalıyım? Okula mı, hocaya mı, öğrenciye mi, ders programına mı, işverene mi? Bilemedim…

2007 yılının ilk yarısında ABD’deki tüm havayolları şirketlerini geride bırakan Delta Airlines’in 23 Ağustosta bir blog kurması bu haftaki Business Week dergisinde gözüme çarpan en ilginç haberdi.

İnternet sadece insanları birbirine yaklaştırmakla kalmadı, aynı zamanda şirketlerle insanları da yaklaştırmaya başladı. Web dünyasında çok hızlı gelişmeler yaşanıyor ve bu gelişmeler iş dünyasında da farklı açılımlarla kendini gösteriyor. Kısaca süreç şöyle gelişmişti.

Bu yaklaşım önceleri kartvizit tasarımlı sitelerle başladı. Hakkımızda, iletişim v.s. safalarını içeren 1. kuşak web sayfaları bir şirketin webdeki ilk yüzüydü. Bu yüz, aha sonra giflerle ve 3d yazılarla desteklenmişti. Bir ara müşteri ve şirketi yakınlaştıran Forum’lar ortaya çıktılarsa da firmalar forumlardan pek yararlanamadılar. Süreç flash’ın ortaya çıkmasıyla yavaş yavaş renkli ve ve değlenceli bir hal almaya başladı. Flash web’in aşırı ciddi yüzünden krtulmasına olanak verdi. Advergame’ler müşteriyi eğlendirmeye başlamıştı bile. Sonra webloglar yani web günlükleri doğmaya başladı. Kişisel günlükler bugün 70 milyonu buluyor.

Blogların iş dünyasına sızması ise web dünyasnda ilk olarak kendini gösterdi. Microsoft çalışanları ile başlayan blog yazma akışkanlığı, ünlü Ceo’ları da kapsayarak devam etti ve bu süreç, şirket blogları(kurumsal bloglar) ile devam etti.

Kurumsal bloglar, şirket çalışanlarının işyerlerini ve çalışmalarını anlattıkları bloglarla sürdü ama müşteriler sürece daha fazla sessiz kalamadılar ve bu bloglara ciddi yorumlar yaparak, blog yazma sürecine aktif olarak katılmaya başladılar. İşler yorum yazmaya gelince, biraz değişti. Çünkü, x marka uçağı öven şirket yazısına hemen uçaktaki hizmet de keşke uçak kadar iyi olsa tarzı yorumlar da düşmeye başladı. Yani olumlu tepkiler kadar olumsuzlar da vardı.

Burası önemli nokta. Şirketin gelen yorumları dikkate alması ve o yorumları engellemeyip cesurca cevaplaması önemli. Bu şirketin samimiyetini kanıtlıyor.

Ve aranan şey de buydu. İnsanlar uzun süren renkli reklamlara inanma devrini kapatmışlardı ve karşılarında daha samimi çalışanlar, daha samimi ürünler ve samimi hizmetler istiyorlardı. Kurumsal bloglar, bu noktada önemli bir açığı kapatacak gibi görünüyor. Tabi ki kurumsal blogların öylesine ve blog açmak için değil de samimiyetle yazılmaları şartıyla.

Bu soruyu sıkça duyduk ve cevapladık. Ama iyice basite indirgemek istiyorum. Yok şu kuramsal tanım, yok bu tanım diye anlatmayacağım ve sıkmayacağım . Zaten bu sıcakta hiç çekilmiyor böyle tanımlar.

Pazarlama müşterinin ne istediğini bilmek ve tahmin etmek kısaca müşteriyi anlamaktır. Yani pazarlama tamamen kullanıcı/müşteri odaklıdır. “Ne istiyorlar?” Bunu bularak iyi pazarlama yapabilirsiniz. Ötesine ise “Ne isteyebilirler/neye ihtiyaçları olabilir” diyerek gidebilirsiniz. Son olarak, pazarlama müşterilerinizi ve sizi mutlu etmeli.

Bunlar çok zor şeyler mi? Bazen bağırdığınız halde müşterinizin sizi duymadığı durumlar oluyor mu? O zaman biraz bağırmayı kesin ve çevrenizdeki sesleri dinleyin. Pazarlamayı müşteri için yaptığınızı hiç unutmayın.

Sunum yaparken, sunuma bir gurup gelir ve sunumu yapan kişi onlara bir şeyler anlatır. Genellikle olan şey, sunu yapan kişinin gelen gurubun yapısını dikkate almadan bir şeylar sunması şeklinde olur. Hatta bir sunum hazırlayıp, bunu her konferansta ya da eğitimde sunan kişiler de mevcuttur.Bu tarz durumlarda dinleyici memnun olmaz ve sunum başarısız olur.

Sunum yapmadan önce şu soruyu kendinize sormalısınız. “Ne bilmek istiyorlar?” Eğer bu soruyu doğru cevaplayabilirseniz sunumunuz mükemmel geçer ve ayakta alkışlanırsınız. Sunuma gelen gurup ne bilmek istiyor? Neyi öğrenmek için sunumunuza katıldılar? Ne bilmek istediklerini bilirseniz sunumunuz mükemmel olabilir. Yani sizin ne istediğiniz değil, onların istediği önemlidir.

Uyarı : Sunuma asla bir fıkra ile başlamayın!

Önünüze zor bir görev geldiğinde ne yapıyorsunuz? Onu en sona mı saklıyorsunuz, yoksa ilk önce onu mu yapıyorsunuz? Bazıları alıştıra alıştıra en zora gelmeyi, bazıları da ilk önce zoru başarmayı isterler.

Zoru aşmak zor olduğundan ilk başta güçlü efor vermek gerekir. Bu da göz korkutucudur. Belki de tembelliktir. Zoru, en sona bırakmak, kolay işlerde kazandığı tecrübeyi zora yansıtmaktır kimilerince.

“ Her kelimeyi bir sekile anlatan Çincede “Risk” iki sekil yan yana getirilerek yazilir: Tehlike ve firsat!..” Bernard Shaw

Büyük insanlar, zoru en öne alıp başaranlardır, en sona bırakanlar değil… En sona bırakanlar genellikle o en sona bıraktıkları işi unuttuklarından sıradan bir hayat sürüp giderler. Zor hem engeldir, hem de fırsattır. Özellikle yükselme aşamasındaysanız, zoru ilk sıraya almalı ve fırsata dönüştürmelisiniz. Belki de başarı çok yakınınızda.

Günümüz rekabet ortamında, önünüzde zor işler yoksa, bu sizin ve şirketinizin geleceğinin pek parlak olmadığının göstergesi de olabilir.

Grafik kullanıcı arayüzlü ve mouse kullanan dünyanın ilk bilgisayarının markasını biliyor musunuz?

Grafik kullanıcı arayüzlü ve mouse kullanan dünyanın ilk bilgisayarı Xerox Star 1970’lerin başında Xerox PARC Araştırma Merkezinde geliştirildi. Xerox Star’lar raflarda dururken genç bir girişimci merkezi gezdi ve Xerox’un neyi başardığını görerek hayretler içinde kaldı. Bu genç girişimcinin adı Steve Jobs idi.

Steve Jobs, Xerox’un Palo Alto Research Center’ında geliştirilmiş olan Fare (Mouse) ve GUI (Graphical User Interface) kavramlarının ticari önemini kavrayıp, sonradan bunları Apple Macintosh’da uygulamaya koymuştur. Bu girişimci Apple Computer’i kurdu ve bu yenilikleri ticarileştirdi.

Demek ki inovasyon sadece keşfetmek değil, bu keşfi/yeniliği pazarlamaktan da geçiyor. Şimdi düşünün. Xerox ve Apple. Hangi marka daha çekici geliyor size.

Xerox neleri bulmuş ve Apple neler satıyor.

Özetlersek, inovasyon için, hem arge hem pazarlama gerekiyor. Yani, inovasyonun içinde pazarlama da olmalı, yoksa çabalar ve tüm uğraşlar elde kalıyor. Hatta, Xerox’ta olduğu gibi kimsenin yaptığınızdan haberi bile olmayabiliyor!

Gecenin karanlığında İstanbul’dan Ankara’ya doğru ilerleyen bir araba düşünün. Farlar ancak birkaç yüz metreyi göstermesine rağmen, karanlığın içinde İstanbul’dan Ankara’ya kadar gitmenizi sağlar.

Çünkü ilerlemek için sadece 200 metreyi görmemiz yeterlidir.

Bu aslında hayatın önümüze nasıl açıldığını anlatıyor. Birbirini izleyen 200 metrelik karanlık yolun sırayla önümüze açılacağına güvendiğimiz takdirde, hayat bizim için açılmayı sürdürecek ve sonunda istediğimiz neyse, bizi o hedefe doğru götürecektir. Çünkü biz böyle isteriz. Bu konuda evrene, kendimize ve yaşadığımız hayata inanmamız gerekiyor.

İnanma yolunda ilk adımı atın, bunun için merdivenin tamamını görmeniz gerekmiyor. Sadece ilk adımı atın, başarı o ilk adımla başlar.

Merdivenin tamamını görmeye çalışırsanız, o ilk adımı hiç atamazsınız. Başarı, birden bire ve topluca değil, parça parça geçilerek ulaşılacak bir yoldur.